Le Bénin engage la dématérialisation de ses archives administratives

Le texte, référencé N°0142/MBFP/MTDI/SP-C, a été pris par Rodrigue S. Chaou, ministre délégué chargé du Budget et de la Fonction publique, en collaboration avec le ministre chargé de la Transformation digitale et de l’Innovation. Il s’inscrit dans le cadre de la transformation numérique de l’administration publique.

La circulaire porte sur la gestion du fonds documentaire des administrations béninoises. Les informations disponibles ne détaillent toutefois pas encore les modalités techniques de mise en œuvre, le calendrier d’application ni les services concernés par les premières étapes de la réforme.

Réduire les coûts et améliorer la gestion documentaire

La dématérialisation doit permettre de limiter l’impression et le stockage physique des documents administratifs. Elle pourrait également réduire les dépenses liées à l’achat de papier, à l’aménagement des espaces d’archivage et à la conservation des dossiers.

La réforme doit aussi faciliter la recherche et la transmission des documents au sein de l’administration. En principe, la numérisation des archives peut réduire les délais d’accès à l’information et limiter les risques de perte ou de détérioration des dossiers, sous réserve de la mise en place de dispositifs adaptés de classement, de sécurité et de sauvegarde.

Le gouvernement présente cette orientation comme un rapprochement entre la modernisation administrative et la gestion rigoureuse des finances publiques. La réduction de la consommation de papier est également associée à un objectif environnemental, notamment par la diminution des besoins en impression et en stockage matériel.

La circulaire ne signifie pas, à elle seule, la disparition immédiate des documents papier dans l’ensemble des services publics. La portée concrète de cette transition dépendra des règles d’archivage, de la valeur juridique des documents numériques, de l’interopérabilité des systèmes et de la formation des agents concernés.